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档案部门的文书立卷质量不容乐观

各地每年都要进行文书立卷工作 ,在档案部门的指导下 ,这项工作能够按时按质按量地得以完成。然而 ,通过调查发现 ,档案部门在对各单位进行培训、指导、检查的同时 ,却忽视了抓本单位的文书立卷工作 ,以致造成案卷质量不高等许多方面的问题。认真总结一下不难发现 ,造成这些问题的原因是由于档案部门的文档工作人员忽视了参加培训 ,指导人员就在自己身边 ,却没能对本单位进行系统地指导 ,至于立卷后的检查工作 ,从来都没被排上议事日程。因此 ,提高档案部门本身的立卷质量 ,已显得尤为重要。这方面 ,存在的问题有“三不”。  一、不参加培训俗话说 :近水楼台先得月。然而 ,在年度文书立卷工作中 ,档案部门自己并没把本单位的文档工作人员定为培训对象。一般情况之下 ,都是要求“有时间就听听 ,没时间就不听”。结果 ,在组织培训班时 ,为组织培训 ,单位的文档工作人员跑前跑后忙得不亦乐乎 ,根本没时间坐下来听课 ,以致造成业务不熟。还有的档案部门的文...  (本文共1页) 阅读全文>>

《甘肃科技》2003年02期
甘肃科技

文书立卷工作应注意的问题

文书立卷 ,是完成文书工作任务的重要环节 ,也是文书人员和档案工作者的一项基本功。立卷 ,是将处理完毕的具有保存价值的零散文件 ,依照其内在联系 ,分门别类地组成案卷。一个案卷 ,就是若干具有共同特征、互相联系、经过系统整理的文件的组合体。文书立卷的原则是 :遵循文件材料形成的规律与特点 ,保持文件之间的有机联系 ,区别不同价值 ,便于保管和检索利用。要使组成的案卷特征鲜明、分类清楚、有规可循 ,便于保管和利用 ,须在立卷文件的诸多联系中 ,竭力寻找出其主要的、密切的和本质的联系。1 文书立卷要抓文件之间的主要联系文件是一份一份的 ,它们各自的具体目的和作用互不相同 ,所形成的文件之间的联系也多种多样 :有同一问题形成内容上的联系 ,有同一时期的形成时间上的联系 ,有同一文种形成名称上的联系等等。文书立卷就是要解决文件零散杂乱与管理、检索需要之间的矛盾。这就需要我们根据文件形成的客观情况 ,从文件的各种自然联系中寻找出它的最主要...  (本文共2页) 阅读全文>>

《咸阳师范专科学校学报》2001年03期
咸阳师范专科学校学报

文书立卷工作中存在的问题及对策

文书立卷是档案工作的基础。在历史上,由于文书与档案同出于一源,在相当长的时期中,文书工作与档案工作是不分的。直到推行了文书部门立卷制度,两项工作才在职责上有了明确分工,明确了文书工作与档案工作是同一工作过程中的不同的两个阶段。但在实际工作中我们发现,文书部门立卷意识薄弱,问题很多,主要表现在: 一文件材料零乱不全 这种现象在各部门普遍存在,如有报告而无批复,有印件无底稿;个别部门在一年中分几次送一些零散材料到档案室,由档案室代替立卷。由于档案室的同志对该部门的工作未必了解,无法断定材料是否齐全完整,再就是个别人为了自己使用方便而使一部分政策性、指令性文件散失在个人手中,从而影响了案卷的质量,给案卷利用工作带来很大不便。 二分类、组合不规范 以前,由于档案室包揽立卷,使文书人员缺少必要的立卷专业的知识技能,并长期形成依赖思想,现如今要自己动手组卷,便显得无所适从,无从下手,往往使案卷内文件的组合分类不够准确。《高校档案实体分类法》...  (本文共2页) 阅读全文>>

《档案》2000年05期
档案

改革文书立卷的哲学思考

传统以“六个特征”为基础的文书立卷方法费力、费时 ,既难于操作 ,又有较大的弹性 ,在实践中难以有效地规范和统一“案卷”的质量 ,且不适应办公自动化和现代化管理档案的要求。这在档案界已基本形成共识。改革文书立卷不仅仅是探讨和讨论的课题 ,而且在一些部门已经先行一步 ,探索新的方法和方式。本文撇开具体的方式方法试图从哲学的角度来思考对文书立卷的改革 ,以抛砖引玉。思考之一 :改革文书立卷体现了发展的观点。从发展的观点看 ,对文书立卷进行改革是社会进步、历史前进的必然 ,传统立卷方法迟早总要变化和发展。但是 ,现在改革文书立卷是否适宜呢 ?唯物辩证法告诉我们 ,任何现在的事物 ,在一定的历史条件下都有其存在的理由 ,有其存在的合理性。但是随着时间的推移 ,条件的变化 ,又会丧失其存在的理由 ,变成不合理的东西。众所周知 ,以“六个特征”为基础的传统立卷方法是50年代从前苏联学来的 ,它是在文件、档案的运作、管理等完全处于手工操作的条...  (本文共1页) 阅读全文>>

权威出处: 《档案》2000年05期
《秘书之友》2000年03期
秘书之友

还是称“文书学”好──与杨霞同志商榷

《秘书之友》1999年第10期刊登了杨霞同志《论文件学学科结构》一文(以下称“杨文”),该文对文书学(文章称“文件学”)的学科结构进行了有益的探索,提出了颇有见地的意见和看法,这对促进文书学的进一步发展无疑是有益的。但笔者认为,为避免概念上的混乱,还是称“文书学”好,一、“文件”与“文书”并没有本质上的区别我们知道,“文件”和“文书”在本质上并没有什么不同,只是在习惯称呼上有所不同罢了,文件就是文书.文书就是文件当然,我们也不排除二者之间的细微区别,如将重要的单份公文称之为文件,诸如“中共中央文件”“国务院文件”等从杨文对“文件”的定义来看,“文件”与“文书”也无实质区别如文章指出:“文件是人类在社会活动中处理各种事务所形成和使用的信息纪录”“作为人类记录、固定、传递、存储信息的一种工具,文件日益广泛运用于社会生活和工作的各个领域”如果我们将上述“文件”二字换成“文书”,无疑也是贴切的另外.从杨文对“文件”处延的概括来看.“文件...  (本文共1页) 阅读全文>>

《牡丹江教育学院学报》2000年01期
牡丹江教育学院学报

对文书立卷基本方法的哲学思考

“文书立卷六特征”是根据我国文书工作和档案工作的普遍经验,形成的当今我国通行的立卷方法。其中,“以问题为主,一事一卷”的立卷方法较好地体现了文书立卷的原则,适合大多数文件的立卷需要,易于学习,易于掌握,很受文书工作者及利用者的欢迎,因此也成为文书立卷的基本方法。以哲学的角度对此方法作一些初步地分析,对文书工作者在立卷上拓宽思想,更好地发展文书立卷工作有积极的意义。 一、事物的特殊性决定了文书立卷时必须把问题特征作为首要特征考虑 事物的特殊性是一事物区别于其他事物的主要标志,也是文书工作者立卷时首要考虑的因素。问题特征之所以在立卷时作为首要特征主要基于以下考虑: 1.问题特征反映了文件内容的根本特性。任何事物都存在内容和形式的问题,内容决定形式,形式表现内容。一份文件的名称作为形式一般地都反映了文件的内容。我们常常可以根据文件的标题判定出该文件的出处、背景、大致时间,就是因为名称这一形式反映了文件的内容,具有一定的特性。我们可以根...  (本文共2页) 阅读全文>>