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立卷改革中的几个问题

案卷是按照一定的逻辑关系 ,由归档文件组合而成的实体。由于立卷方法的繁琐、复杂、随意性较大 ,案卷质量很难把握 ,直接影响到档案的科学管理和利用的查全率、查准率。加之专职档案人员较少、流动性强 ,使档案部门不得不进行重复的业务指导和培训 ;而且 ,立卷本身就耗费了大量的财力、物力和档案工作人员相当一部分精力 ,也不便于计算机等办公自动化设备在档案部门的应用与发展。可以说 ,实行文书立卷的改革是档案工作的发展趋势。2 0 0 1年 1月 1日起中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式施行。《规则》中明确提出了文书立卷改革的中心内容是将以“卷”为保管单位 ,改为以“件”为保管单位。这就从根本上改变了传统的立卷方法 ,减轻了立卷人员的负担 ,提高了档案管理水平。根据实践情况 ,我觉得以下问题值得进一步讨论。一、文书立卷改革中装订方法问题在当前档案整理改革中 ,是将以“卷”为保管单位改为以“件”为保管单位。在以“件”为单位的模...  (本文共1页) 阅读全文>>

《贵州档案》2001年03期
贵州档案

文书立卷改革中应注意的几个问题

在最近的档案报纸杂志上 ,刊登了许多关于探讨文书立卷改革的文章 ,其中多数文章都围绕要不要将“案卷装订”改为“文件装订”这一中心议题展开讨论 ,对两种装订方法的优劣进行再三比较。作为一个档案工作者 ,笔者认为 ,随着办公环境和工作方式的不断发展 ,传统的文书立卷工作的确很有必要进行改革 ,所以也想就此议题谈点看法。一、文书立卷改革不只是装订方法改革 ,而是一种指导思想上的改革很多人认为只要抛弃了“卷” ,以“件”为单位进行装订 ,就能适应现代化办公条件下的档案工作了。其实这是非常片面的认识 ,文书立卷改革并不等于装订方法的改革。目前 ,机关文书档案的立卷工作最常用的方法是“结合运用六个特征”立卷法 ,即在文书组卷工作中 ,根据文件产生和形成的特点及文件自身的各种特征 ,灵活运用文件的问题、作者、时间、名称、通讯者、地区等六个方面的特征 ,将具有密切联系的文件组合成一定的保管单位。无论是以“卷”为单位还是以“件”为单位进行立卷装订...  (本文共2页) 阅读全文>>

《秘书之友》2006年02期
秘书之友

当前文书立卷改革之争中应注意的几个问题

随着2006年12月6日《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)的出台,有人认为关于文书立卷改革的争论可以终结了。①但据笔者文献检索统计,从2001年1月1日《规则》正式实施到2005年,有关文书立卷改革的讨论性文章多达四十多篇,可见《规则》的出台并没有终结多年来的文书立卷改革之争,随着改革的不断深入争论还会继续下去。笔者认为有必要对目前争论的问题加以梳理,以推动文书立卷工作的进一步改革。一、当前文书立卷改革之争传统文书立卷改革争论始于20世纪80年代末90年代初,这一时期争论的焦点集中在部门立卷和对立卷方法的改良上。到20世纪90年代,是否取消“案卷”和以何种文件整理模式取代传统立卷模式开始成为争论的中心。目前,随着《规则》的正式实施推广,争论开始集中在《归档文件整理规则》的利弊上。随着《规则》在一些单位的试点实施及逐步推广,争论开始集中于以下几个方面:(一)《规则》是否有必要全面推行。有人认为《规则》以“简化整理,深化检索”...  (本文共4页) 阅读全文>>

《档案与建设》2000年10期
档案与建设

人的思维对档案整理的影响

档案整理是档案管理活动的重要环节,只有通过整理才能把收集归档的文件组成一个有序的有机整体。对档案整理所进行的研究历来比较多地集中在“物”的方面,即以档案整理的工作对象——归档文件为主要研究对象,而对档案整理的具体实施者,他们的思维对档案整理所产生的影响研究得不够。或许有的人认为,既然我们已经在档案整理的过程中肯定并贯穿了来源原则、尊重全宗原则,那么对档案整理的过程与结果所体现的究竟是谁的思维就不应该有疑问,但实际情况果真如此吗 ?   笔者认为档案整理的过程与结果所体现的不是档案形成者的思维,而是档案管理者的思维,档案整理过程可以看作是人对收集的归档文件进行再认识,并在此基础上将其组织成有序化状态的过程。   1.档案整理应当是一个体现档案管理者管理思维的过程 笔者认为,档案整理的过程是“人”运用自己的思维对所收集的文件进行分类、立卷、编目、组织有序化档案馆藏结构的过程,是“人”在对归档文件不断地进行认识、分析、判断的基础上,理...  (本文共3页) 阅读全文>>

《兰台世界》1950年30期
兰台世界

必须抓好档案整理这个环节的工作

必须抓好档案整理这个环节的工作吉褚档案整理是档案工作中一个重要环节,有着承上启下的作用,是各级各类档案馆(室)都必须抓好的一项工作。提起档案的整理工作来,对有一定工作经验的档案工作者来说并不陌生,但对刚刚接触档案工作的人来说,却是应该弄懂弄通并牢牢掌握的问题。关于什么是档案的整理工作,吴宝康在《档案学概论》指出,档案的整理,是将零散的文件分门别类地组成档案有机体的工作过程。包括分类立卷、卷内文件排列、填写案卷封面、案卷的排列、案卷目录的编制等一系列工作过程。档案整理工作的任务,是将文件由杂乱状态转化为系统状态,对档案原件实行有序管理。这里讲的中心之点,是把零散杂乱的档案文件搞成有序化,以便档案的保管,以使档案更能全面反映各项工作活动的历史联系和基本面貌,全面提高档案信息资源的利用价值,同时也为档案的鉴定、统计、检查、检索、开发利用创造条件。正因为这样,在档案工作的实践中,无论是档案馆,还是档案室,在接收符合要求的档案后,则要进一...  (本文共1页) 阅读全文>>

《东方藏品》2016年11期
东方藏品

浅析文物馆的档案整理

一、充分认识文物馆档案整理内容——提高工作效率文物馆的档案整理作为文物馆的一项重要工作内容,管理者必须有较高的管理意识和文物历史意识,认识到档案的管理关系到文物馆的发展和对历史意义的研究,管理者要对文物馆的历史纪念意义和实践指导价值做出合理的分析和研究,充分认识文物馆档案整理内容,才能提高工作效率,不断积累工作经验,保证丰富的文物馆档案资料,让各个部门在需要档案资料时能快速从档案室搜寻和找到相关的资料文献,帮助文物馆能快速和有效的工作运行。管理者要明白,文物馆的档案资料是记录文物馆的发展历史的重要依据,对文物馆各项工作的展开和实施具有重要的纪念意义,而且对各项工作的指导和研究有借鉴和指导意义,能为文物馆的事业健康和发展前景打下坚实的基础。因此,文物馆的档案整理对于整个文物馆的发展以及各个部门的协调一致具有相当重要的意义。在多变的社会形态下,文物馆对于社会的发展和历史的研究具有越来越重要的意义,而文献资料的收集和规划整理是文物馆工...  (本文共1页) 阅读全文>>

《档案管理》2018年02期
档案管理

再谈档案整理合格证及档案进馆问题

笔者在《档案整理合格证的“尴尬”一文》中写道,档案整理合格证之所以处于尴尬的境地,原因有三:一是在档案整理不够规范的情况下开具与领取合格证不合适;二是档案整理是否合格没有规范的界定标准;三是档案整理合格证不是档案能顺利进馆的通行证。提出问题是为了解决问题,分析档案整理合格证的尴尬是为了改进档案行政指导,缓解档案行政指导与档案接收征集进馆的矛盾。鉴于此,笔者认为,档案局(馆)有关人员需要在以下三个方面下功夫。首先,加强前端培训,中端指导。档案整理合格证是在档案整理完毕之后开具的。也就是说,当各单位档案工作人员完成上年度归档文件的收集、分类、排列、编号、编目、装盒后,带着归档文件目录、整理好的不同期限的档案若干盒,前去当地档案行政管理部门,接受业务指导人员对本单位档案整理质量的审核。此时,档案整理已经定型:组件已定、装订完毕、类别确定、保管期限已定、件号已定。若业务指导人员对某一份文件的装订方式、装订顺序、排列次序、保管期限等提出疑...  (本文共2页) 阅读全文>>