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在夹缝中成长的幼苗——关于改制企业电子文件管理情况的调研报告(续)

6、技术的制约不管如何强调管理的重要性 ,我们还是感觉到技术那强大的力量 ,仅对于管理者而言 ,懂技术和积极钻研技术的档案工作人员都能在岗位上干出一番业绩。比如 ,他们能开发出适销对路的档案和文件的管理系统 ,他们重视电子文件的管理。从更普遍的角度来讲 ,企业整体的技术环境对电子文件管理工作有制约性的影响。可以说 ,所有关于电子文件的制度规定都是以现有的技术平台为基础的 ,以网络管理和单机管理的措施存在很多不同点 ,即使同是网络管理 ,以NT平台管理的和以PDM管理的制度又有着显著的区别。因此各企业在制定电子文件管理规定时 ,应本着发展的眼光 ,考虑到各项制度和要求的相对稳定性。此外 ,由于网络是未来发展的方向 ,即使未建网或未联网的单位 ,也要将目前的工作看做是向网络管理的过渡阶段。二、管理体制和管理模式(一 )管理体制如果我们要为企业电子文件管理的体制寻找依据的话 ,同样也处于摸索过程当中的市场经济体制改革不仅为这项新工作提...  (本文共4页) 阅读全文>>

《四川档案》2002年06期
四川档案

电子文件管理模式探析

随着信息技术的发展,电子计算机技术的普及,办公自动化在各级各类国家机构、社会组织及企、事业单位应用,计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)在科技、生产领域应用,以及电子数据(EDI)、电子商务(EC)在各类经济贸易活动中出现,许多机构、部门的文件都在电子工作环境中生成,在网络上交换处理,形成了电子文件。对这种新型的电子文件如何管理,采用何种管理模式,是目前我国档案管理人员面临的新课题。一、目前我国电子文件管理模式1、完全采用纸质档案的管理模式。由档案部门统一收集归档。在制定归档制度时,将电子文件归档纳入其中,由档案部门对业务部门进行业务指导、监督。将纸质文件与电子文件集中统一管理。电子文件的管理与纸质文件相同。2、电子文件管理呈分散保存状态。电子文件保存在各形成部门,没有归档,只注重电子文件的现实效用。管理属短期行为,做法不统一,电子文件自生自灭于形成部门。3、电子文件由专门部门管理。一些机关、企事业单位将归档的纸质...  (本文共2页) 阅读全文>>

《中国档案》2002年07期
中国档案

电子文件管理流程的变化及其引发的思考

文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动,包括鉴定、归档、整理、保护、检索(著录和查询)、提供利用等多项业务内容。与纸质文件管理流程相比,电子文件管理流程正在发生一些值得关注的变化,很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。本文将从时间、内容和顺序等三个角度分析电子文件管理流程的变化,并在此基础上,初步探讨电子文件管理流程的重组问题。一、电子文件管理流程在时间上的变化1.提前这是所有电子文件管理流程变化中最明显也是最普遍的一种表现。考虑到电子文件信息易更改、易流逝,如果还像过去一样,按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件,那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前,电子文件就被更改甚至删除了,导致文件流失、失真等现象的发生。并且,还会造成重复劳动,如形成者在对文件形成时已提取了主题词,归档后的还会有主题标引的工作。此外,甚至可能导致额外劳动,如为了弥补电子文件管理...  (本文共4页) 阅读全文>>

《机电兵船档案》2002年06期
机电兵船档案

论电子文件管理的特点

自电子文件问世以来,人们就一直关注对电子文件特点的研究。研究电子文件特点的目的应当是根据这些特点采取相应的管理措施,包括管理理论、管理模式、管理技术、管理方法与管理标准。然而,目前的现实是人们仅仅对电子文件的具体管理方法进行了研究,且限于对电子文件的归档与鉴定进行了重点探讨,而对电子文件管理的基本特征缺乏深入研究。这必将导致人们无法从整体上提出电子文件管理的思路,无法从本质土把握电子文件与纸质文件在管理上的区别,这对创建电子文件管理理论与技术、制定电子文件管理方法与标准都是不利的。笔者认为,电子文件的基本特征决定了电子文件管理具有以下特点:一、管理时机的超前性 众所周知,纸质文件的运动过程可分为四个阶段:文件的形成阶段,文件的现实使用阶段,文件的暂时保存阶段和文件的永久保存阶段。传统的文件管理一般是从第二阶段即文件的现实使用阶段开始。尽管现代档案学理论提出超前控制的理念,即对文件的管理应从文件形成阶段开始,但这种超前控制的思想面...  (本文共3页) 阅读全文>>

《北京档案》2002年10期
北京档案

电子文件管理系统的功能——基本功能及其功能拓展

经过十几年来的努力,我国的很多机构的信息化水平越来越高。以企业为例,2001年第三季度,国家经贸委对国家重点企业进行了“企业信息化水平问卷调查”,调查结果显示,97%的企业已经部分实现或者全部实现了基础性管理信息系统(MIS、OA等)的应用,65%以上的企业已经部分实现或者基本实现了综合性管理信息系统(如ERP、CIMS等)的应用,81.2%的企业已实施计算机辅助设计/制造(CAD/CAM)①。在这些信息化程度很高的企业中,公司业务文档直接在计算机上撰写和传递的比例也越来越高。最近,天极网针对北京市金融、银行、证券、保险、旅游、互联网等行业的50家信息化程度比较高的公司进行了信息化水平的调查,调查数据发现,90%以上业务文档直接在计算机上书写的公司占到总体的42.11%,50%以上业务文档在计算机上书写的比例达到近95%;利用电子邮件传送内部文档和发送内部通知的公司各占68.42%和52.63%②。虽然此次调查抽取的公司的信息化...  (本文共3页) 阅读全文>>

《档案管理》2002年06期
档案管理

办公自动化后的电子文件管理

1 加强法制建设,依法管理电子文件,逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提,目前电子文件管理不善,同没有一个电子文件法规有着重要关系。因此,档案行政管理部门应会同政府信息产业部门联合制定电子文件管理法,确认电子文件的法律地位,明确档案行政管理部门和政府信息产业部门的职责,统一电子文件的软硬件设施,依法管理电子文件。档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度,做到有章可循,使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。为了承担不久将要面临的指导电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理任务,各级档案行政管理部门应增设相应的管理机构,行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。2 在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”,解决电子文件与纸质文件的“双套制”保存问题。建立“通道”,即是将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共同存储在一张光盘上,然后利用软件和数据库索引将二...  (本文共1页) 阅读全文>>