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同步归档:文档一体化管理的保障机制

文档一体化管理要求将文书工作和档案工作统筹规划、协同管理 ,使二者在计算机系统的支持下 ,前后协调 ,信息共享 ,提高文书、档案工作的整体协调性 ,最终获得 1 +1〉2的文档工作整体效益。档案部门在这个过程中 ,不但需要利用文书在其形成、处理过程中的部分信息和数据 (“信息流”) ,同时还需要已办结、将成为档案的文件材料本身 (“物流”) ,并据此在系统内添加、补充一体化体系中档案管理特色的信息数据 ,“信息流”及“物流”一致 ,二者都具备了 ,文档一体化管理才有了可供操作的对象和依据 ,缺少其中一个 ,都很难构成完整的、现势性的文档一体化管理。机关特别是部分大中型机关的文书、档案工作 ,长期以来 ,基本上是文书、档案分离脱节 ,收文、承办、发文、办结后文件的临时保存 ,都属于业务职能部门或综合部门的工作范畴 ,这些材料只是在来年或其他某一规定时间 ,被集中移交到档案部门整理、归档 ,档案部门或人员不能参与到文件工作的其他阶段...  (本文共2页) 阅读全文>>

《浙江档案》2002年02期
浙江档案

浅谈文档一体化管理系统

浙江电力办公自动化系统中采用的公文管理模块即文档管理一体化,解决了办公自动化系统中产生的大量无序的公文数据信息,笔者就在实际应用中的体会对省电力系统文档管理一体化谈几点认识。一、计算机的使用实现了档案管理自动化、现代化,提高了档案管理的工作效率1.计算机网络技术的发展使“文档一体化”变为1.计算机网络技术的发展使“文档一体化”变为现实。在办公自动化系统中,文件处理和档案管理直观地表现为一个连续的过程,文件在形成、处理和传递过程中,除文件的内容(正文)不可更改外,可做许多技术上的处理,如对标题、作者、时间、密级、保管期限、文号等进行著录,完成标引等。通过网络,人们真正实现文件的所有工作流程,包括从文件拟稿、定稿、签发、传阅、分发、催办,直至最后归档分类、著录标引等全过程的自动化,大大减轻档案管理工作的劳动强度,简化工作程序,提高工作效率和质量。同时,可通过计算机终端实现档案信息资源共享,扩大档案信息的利用范围和利用速度。2.档案载...  (本文共1页) 阅读全文>>

《海河水利》2002年S1期
海河水利

文档一体化管理的必要性浅议

1文档一体化管理是确保档案资料完整性的必需实行文档一体化管理,要求从文件产生到运转的每个环节都体现出档案工作的要求,特别是文件向档案转化的关键环节。传统的档案管理模式在一定程度上割裂了文件与档案之间存在的必然联系,使档案信息与原有的文件相比存在失真现象。如,从文件的形成到整理、归档,中间相隔时间较长,经常会有不可预见的事情发生,造成文件不必要的流失。实行文档一体化管理,可以随着文件完成它的使命之后随办随归,减少档案集中整理的环节,从而保证档案资料的完整性。2文档一体化管理是提高工作效率,减少工作量的必需机关事业单位公文处理的第一道程序是:收发文件的登记工作,其登记的内容一般包括收发文件的时间、收文件的顺序号、责任者、文号、标题、文件形成时间等内容。随着文书立卷归档制度的不断改革,文件著录档案的内容也包括:文件所属的年度、责任者、文号、发文单位、标题、文件形成的时间等内容。其构成的形式和内容,基本上与公文处理的第一道程序相同。针对...  (本文共1页) 阅读全文>>

《海河水利》2002年S1期
海河水利

如何实现文档一体化管理

1文件档案一体化是电子信息时代档案管理的必然发展趋势办公自动化的实现,一方面大大提高了党政机关办公效率,另一方面则是产生了大量的电子文件。电子文件在许多性质上区别于传统纸质文件,为文件的归档和管理带来了新的问题,这是当前档案工作面临的重要课题。在传统的档案管理理论中,文件的原始记录性是档案的一项重要属性,是档案具有凭证价值的重要依据。对传统的纸质文件来说,其内容和形式是一致的、固定不变的,两者不能分离。其内容的原始性,可以借助于形式的原始性来确认。而形式的原始性则是由其存在载体本质所决定的。换言之,文件的纸质载体是集其内容和形式两个原始性于一身的法定代表。而对电子文件来说,文件的内容和形式(即载体和信息)相分离的状况,导致了文件形式的原始性不能保证。在文件运行过程中,人们可以利用计算机对文件内容进行修改。因此,文件内容具有可变性和不稳定性,这样保留文件的原始记录性就非常困难。1992年9月在加拿大蒙特利尔举行的第十二届国际档案大...  (本文共1页) 阅读全文>>

《档案管理》2002年03期
档案管理

文档一体化管理软件的现状分析及设计要求

1现状分析随着办公自动化的迅速普及和档案学理论研究的进展,文档一体化管理软件开发工作吸引了很多人的目光,包括档案界的学者、基层档案和文书工作者、软件开发人员、以及相关领导等等在内的许多单位和个人,都在对其进行积极探索。目前国内已有不少文档一体化管理软件出现,它们有的嵌入办公自动化系统,有的作为专门的文档管理软件独立开发。笔者两次参观了办公自动化系统软件的展览活动。客观来讲,相关的文档一体化管理软件在技术和流程设计方面较之以前均取得很大突破,有的已做得相当好,如浙江电力局的文档管理系统等。但另一方面,由于经济利益的驱使及软件开发人员和文、档工作者未能很好沟通等原因,也有不少软件在一定程度上表现出设计粗糙、流于形式等现象,软件质量不高,功能不尽如人意。笔者认为,目前国内的文档一体化管理软件存在以下几点不足:1.1档案管理“前端控制”不够,“一体化”文章没有做足多数软件脱胎于原先的公文、档案管理软件,只是在原有基础上略加补充和完善,或...  (本文共2页) 阅读全文>>

《机电兵船档案》2002年04期
机电兵船档案

文档一体化管理有关问题的探讨

随着我国各项事业的发展,档案数量的激增与档案库房容量的缩减之间的矛盾日益尖锐;档案的保管要求同保护技术不能与之相适应的矛盾日渐突出;在社会活动和生产经营过程中,人们利用档案的需求与提供利用的设备、方法、手段落后之间的矛盾也显露出来;办公自动化技术的发展与传统的档案管理方法之间矛盾不断发生。要解决这些矛盾,必须实行文档一体化管理。 文档一体化管理是指把文书处理、档案管理相关理论、方法与现代计算机技术高度结合,科学规范地组织和管理文件、档案的管理模式。 一、文件、档案管理理论、方法与计算机技术高度结合 文件立卷归档工作既是文书处理工作的终结,又是档案工作的开始。因为文件是处理各种事务而按照规范的形式直接形成的具有法定效用的信息记录。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。文书处理、档案管理有关理论、方法与计算...  (本文共2页) 阅读全文>>