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论电子档案的管理

0 引言由于办公自动化的进一步发展和深化,特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业,过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、文献资料、商业信息等,都可以用计算机进行,由此而产生了电子公文、电子图书、电子文献资料等,这些都属于电子文件。具有档案保存价值的电子文件,必须要归档保护。电子文件归档后即形成电子档案。1 电子档案的优越性1.1 直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度,提高了工作时效从事档案管理工作的人员都知道,传统的文书管理工作有“三难”。一是立卷难,二是管理工作难,三是提供利用效率底下,查准率不高。在知识经济时代的今天,现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的繁难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度,而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后,就可把按“卷”立卷归档,改...  (本文共3页) 阅读全文>>

苏州大学
苏州大学

论电子文件的鉴定

电子文件的管理是当前档案学学科研究的重点和难点。本文以其中的一个方面电子文件的鉴定作为研究对象,研究电子文件鉴定的特殊性、电子文件鉴定的内容、程序和方法等问题。全文共分五个部分:第一部分:阐述选择以电子文件鉴定为研究对象的必要性。第二部分:采用与传统纸质载体文件比较的方法,论述电子文件本身的特殊性及管理方式和方法的变迁给电子文件鉴定所带来的巨大影响,在此基础上总结电子文件鉴定的特殊性,明确在鉴定时应树立的理念。第三部分:通过资料收集、实地调研等方法,对国内外电子文件鉴定的理论与实践现状进行剖析,揭示我国目前电子文件鉴定工作所存在的问题。第四部分:论述为完成电子文件的鉴定任务而采取的元数据管理方案和方法,构建电子文件鉴定的工作框架和保障体系。第五部分:提出电子文件鉴定任务的艰巨性及应注意的问题。  (本文共46页) 本文目录 | 阅读全文>>

《科技信息》2012年27期
科技信息

论电子档案特征与管理策略

电子档案是随着信息技术的发展而产生的一种新的文件保存形式,把文件内容利用虚拟的文档进行输入和保存。电子档案的发展解决了占地空间大、携带处理不方便等很多问题,但同时,电子档案也更容易被盗窃、丢失,也存在着很多应用风险。下面我们从电子档案的特征和管理两方面进行简要的分析和探讨。1电子档案的特征体现1.1电子档案具有虚拟性、海量存储性的特点由于电子档案是存储在网络系统中,并没有实体物质,所以具有很强的虚拟性;网络空间给电子档案留下了绝对充分的存储空间,可以让电子档案有一种海量存储的特点;而且电子档案可以在任何时间、任何地点进行存储,分布的广泛性也是比较强的。1.2电子档案具有数字化和灵活操作的特征电子档案的收集过程、整理过程以及最终的归档工作,所依赖的主要是一个数字环境,在一个大的数字环境下,电子档案可以灵活地被下载、被打印输出、被更改保存地点等等。它具有灵活的可操作性,操作形式也具有比较强的数字化特点。1.3电子档案具有规范化和智能...  (本文共2页) 阅读全文>>

《洛阳工业高等专科学校学报》2000年04期
洛阳工业高等专科学校学报

论电子档案的管理

随着计算机在各个行业中的广泛应用,对档案管理工作产生了深远的影响。档案的管理,已不再满足于简单的手工管理,各种档案信息管理软件的不断涌现,大大简化了查询的手续,节省了查阅时间。信息高速公路的出现,通过互联网络技术,实现异地信息交流及档案查询,缩短了人们的天然距离;由于计算机技术在不断渗透,人们处理各种社会活动和科技生产活动的记录,己逐步从纸质走向电子媒体,大量的档案材料将以电子形式存在,就出现了目前关注的话题——电子文件及电子档案的管理。本文就此特点加以论述。1电子档案存在的必然性及特点分析 办公设备的自动化,使得以往打印的文件、报送的材料等都可以存储在磁盘、磁带、光盘等电子介质上,不仅便于修改、集成,而且原先需要打印的大量文稿,现在仅需报送一、二片磁盘(或光盘)即可。同时,档案信息管理系统的使用,要求文稿必须保存在电子媒体上才便于查阅。在科技生产活动中,CAD/CAM技术在工程中的推广应用,不再是用铅笔和橡皮来设计工程图纸而使...  (本文共1页) 阅读全文>>

《黑龙江史志》2014年05期
黑龙江史志

浅论电子档案的管理工作

在传统的档案管理工作中,档案是需要进行手工书写的并以纸质形式存在。但由于社会的不断发展,媒体信息的更新率也较快,同时档案文件也在与日俱增。但是对于传统的档案管理方式来说是无法承担这么大的工作量的。但由于电子档案的管理模式出现,使对于档案信息量的压力得到了显著的缓解,并随着社会的发展还会渐渐取代传统的档案管理模式。可是在使用电子档案的同时也存在着一定的风险和隐患,所以我们在使用中也要注意对其的防范措施。一、电子档案管理的现状由于电子档案事业的不断发展,使各个单位的档案数量都在逐渐增加,而面对与日俱增的档案文件时,传统的档案模式必定无法适应当前的档案管理工作。档案管理工作并不是只要简单的填上资料,然后保存在档案室就可以了。其实整个的工作流程相当复杂。所以面对巨大的档案数量,只能利用电子档案的管理模式进行工作。由于档案的重要性,所以在档案管理工作中一定要一丝不苟,决不可出现问题。对每一个单位来说,档案管理工作都是相当重要的,所以电子档...  (本文共1页) 阅读全文>>

天津师范大学
天津师范大学

天津城市建设学院文档一体化管理系统分析研究

随着计算机和网络技术在各个行业、领域的普及应用,现代社会已进入了信息化阶段,社会的信息化程度已经成为衡量其发展进步的重要指标之一。文档一体化工作是社会信息化的重要基础,因为信息的一个重要组成部分就是文件和档案。特别是在进入21世纪后,社会各行各业都使用电脑办公,产生了大量的电子文件,使得文书、档案工作的重点由对实体的管理转向对档案信息的管理。如何有效地管理电子文件和电子档案,保证它们完整性、真实性,文档一体化工作就显得尤为重要。本文站在档案学专业理论角度,首先论述了文档一体化的涵义和相关理论研究,然后着重分析天津城市建设学院文档一体化管理系统的功能和流程,总结系统的实施效果,找出系统存在的不足之处。针对系统管理档案类型单一,没有完全实现前端控制和没有实现档案的多维历史联系这三个问题,运用全程控制、前端控制和虚拟整理技术,从系统设计的功能和流程方面予以解决。由于笔者的主要工作经历是在天津城市建设学院档案室,所以根据工作经验,主要从...  (本文共65页) 本文目录 | 阅读全文>>