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分类在归档文件整理中的地位和作用

分类在归档文件整理中有着重要的地位和作用。没有分类,归档文件整理就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的类别特征,才能加以区别和联系,便于保管和利用。《归档文件整理规则》中的分类,是指全宗内归档文件的实体分类,即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有机体系的过程。归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。对归档文件进行合理的分类,不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系,使全宗成为一个有机整体,便于系统地提供利用,而且对排列、编目等后续工作的开展,以及将来组织馆藏和排架管理都有着重要意义。1"分类在归档文件整理中的地位分类不仅是归档文件整理中的一个工作程序,而且在归档文件整理工作中具有主导的作用。归档文件类特征是自然存在的,它是归档文件的本质属性之一。某一年度形成的归档文件,有着相互之间类的区别与联系,只有将相同类的...  (本文共3页) 阅读全文>>

《黑龙江档案》2004年05期
黑龙江档案

分类在归档文件整理中的地位和作用

兼麒摇洲华豁删撇仰象呱)砂{枷势冬一分烈 分类在归档文件整理中有着 重要的地位和作用。没有分类,归 档文件整理就无法开展下去。归档 文件只有赋予鲜明的类别特征,才 能加以区别和联系,便于保管和利翠:一、分类在””“”整”擞的主导与核心地位劳秦不仅是归档文件整理中藻纂…黑翼聋{篡默默雳厦茬寥有有纂纂琳合奎彗舟起滩为髦秦谋瞬续位{才尧成潇治礴桑操亥葵崖褪瑙球法案掇碧巍箕濡耀篡即民︸﹃居犷砚毖﹄﹄笼奋;薰淤}纂蒸蒸)纂黯嘿篡粼聋等牛舞哗业管理(3、类储类因某文件只反映本单位一般管粼暇犁淤 以利突出文件按类别组合形成的 特征并维护其间的自然联系。文件 分类既构成了归档文件整理工作 的基础,又指导着归档文件整理全 过程,成为主导其它各项工作的一姗黛撇摊姗回目圈含口口巍端瓤撇{瀑翩淤缭一缺嘴姗了当﹃条红线,产生着重要影响。 纵观整个归档文件整理工作,我们发现,几乎所有的工作程序都受到分类约束,都是与分类相关联的。鉴定文件的目的是区别文件价值...  (本文共2页) 阅读全文>>

《河南科技》2005年09期
河南科技

归档文件整理中要坚持的几个观点

如何使归档工作快速、全面、完善,使档案最大限度的服务于经济社会及企业管理等各个领域,通过多年的工作实践和思考,笔者认为归档文件整理中必须坚持以下几个观点。一、要坚持改革的观点全国各级各类机关在执行文书处理部门立卷制度的同时,一直沿袭从50年代以来所形成的灵活运用″六个特征″组卷的做法。在物质、技术水平有限和电子计算机尚未普及的情况下,这种传统的手工立卷方法,都发挥了重大作用。但近几年来,随着机关办公自动化进程的加快,计算机技术越来越多地运用于档案管理,其高效、快捷、灵活的检索方式为归档文件整理的改革提供了机遇;同时随着机构改革的全面实施,从事档案管理编制普遍减少和归档文件整理任务繁重之间的矛盾越来越突出,对文件归档整理工作进行改革已是势在必行。二、要坚持科技创新的观点先进技术手段的引入,给档案工作提供了许多新的契机,对促进档案工作的发展起着非常重要的作用。原来的案卷级整理方式和一些传统的档案管理手段,已经相形见绌。推行文件级整理...  (本文共1页) 阅读全文>>

《兰台世界》2005年12期
兰台世界

做好归档文件的“随办随归”

2004年初,我市机关事业单位全面实施了文书立卷改革,实行新的文件归档方法。新的文件归档方法的最显著特点就是以“件”为单位“随办随归”。所谓“随办随归”,就是将办理完毕的归档范围内的文件立即归档,革新了以往集中于年底耗费大段时间整理立卷的做法,调整了文件归档工作的流程,使办理完毕的文件直接进入档案整理环节,从而将文件的整理归档变成一项日常工作。1“.随办随归”的必要性。首先“,随办随归”,将以往集中时段进行繁重的立卷归档工作分解到平时,化整为零,简化了归档程序,减轻了工作量,提高了工作效率。其次,“随办随归”,以计算机为依附,以“电脑”替代“人脑”,承载的信息更广泛、记忆的时间更久远,分类的种类多、速度快,大大提高了查找文件的速度。通过文件扫描,在查寻文件信息的同时,还可直观文件内容;计算机联网后,可实现资源共享,为“无纸化办公”奠定基础。再次“,随办随归”,实行以“件”为单位归档,不装订成卷,在借阅、利用时一件一借,增强了档案...  (本文共1页) 阅读全文>>

《黑龙江档案》2005年03期
黑龙江档案

关于归档文件定稿若干问题的认识

..............圈文定稿是否必须归档问题,应当引起我们的重视,这既关系到归档文件的规范性与完整性,也涉及其法律凭证作用。1、归档文件定稿才是真正意义上的“孤本”定稿是文件的自然组成部分,“是印制文件的依据,}瓣瓣麟热鞍定稿是文件形成及其合法性最为基本的侬据、一国象机关、企事业单位领导作为法人对定稿的签发,是公文最终“可发”的法律标缸丈件归档若干年之后,又是其是否合法的追根寻源之处。现代社会中的公章、甚至是公文伪造的事情时有发生_,而经过签发的文件定稿亩一黑龙江建筑职应具有文件签发者的永久孤篷默澡需缪纂贸纂于性性义的不是文件正本而是文件定稿。_一份文件可印制多份甚至在之后的年代利用现代化设备反复印制。因此下任何公文正本都不能再称其为孤本,只有世界上独二无二的文件定稿,才是归档文件原始凭证和法律依据的唯三所在2、公文定稿制作的随意性与签发的非规范性随着办公自动化的普及,手抄稿形式的文件定稿在i午多地方已经销声匿迹,文件定...  (本文共1页) 阅读全文>>

《黑龙江档案》2005年04期
黑龙江档案

归档文件整理需要程序化

归档文件整理是文书管理工作的最终环节,是文书管理与档案管理的结合部,又是文档一体化管理的“接口”。归档文件整理只有科学地划分成若干个既相互独立又互相联系的程序,才能使工作井井有条,忙而不乱,实行全过程质量控制,达到提高归档文件整理水平和工作效率的目的。一、实现归档文件整理程序化的意义1、实现规范化操作。在实施《归档文件整理规则》基础上继续细化归档文件整理工作,规范操作程序和优化工作状态,确定每一个程序中的主要内容、操作要领和技术要求以及质量标准,直接关系到归档文件整理质量与工作效率。2、达到过程质量控制。实现归档文件程序化整理、规范化操作,便有了可以把握的工作进度,使整个工作按步骤逐一展开\由始至终;便有了简单易行的操作要领,对工作状态予以规范;便有了可以考核的指标,有些指标可以量化,对工作进行测评;便有了明确的工作标准,可以对工作质量加以监督。就可以做到程序项目明确,工作指标清晰,工作标准明确,工作过程明了。3、提高工作水平与...  (本文共2页) 阅读全文>>

《陕西档案》2005年02期
陕西档案

立卷改革后是否还应保持归档文件之间的有机联系

2000年,国家档案局颁布了经全 国档案工作标准化技术委员会审查 通过的《归档文件整理规则》(以下 简称《规则》)作为推荐性行业标 准,自2001年1月1日起施行。《规则》 推行以来,理论界众说纷纭。其中关 于立卷改革,即以“件”代“卷”管理 档案文件方面,更是引发了学术界的 激烈争论。其中立卷改革后是否还应 保持归档文件之间的有机联系,理论 界主要存在两种观点,第一种认为不 应保持归档纸质文件的有机联系,第 二种就认为一定要保持归档纸质文 件的有机联系。 一、两种观点的简要介绍: (一)第一种观点持有者主要从 以下三个方面阐述了归档文件之间 不需要再强调保持有机联系的理由: 1一有些“有机联系”的文件难于 做到“办结归档”。从以“件”为单位 整理归档文件试点单位的经验看,公 文“办结归档”是这次文书档案立卷 制度改革的突出优势。“办结归档” 是指收发文件在办理阶段完成之后 即可定期或不定期的以“件”为单位 向机关档案室办理移交...  (本文共3页) 阅读全文>>